Từ lâu, tổ chức hội nghị không chỉ là một hoạt động thường niên mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp giao lưu, trao đổi cũng như thúc đẩy hợp tác với khách hàng. Thế nhưng, để sự kiện diễn ra thành công, việc hiểu rõ quy trình booking dịch vụ tổ chức hội nghị đóng một vai trò then chốt. Dưới đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu các bước cụ thể trong quy trình booking dịch vụ tổ chức hội nghị Cần Thơ tại Kim Thơ Hotel, giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện sắp tới.

1. Liên hệ với Kim Thơ Hotel

Đội ngũ nhân viên của Kim Thơ Hotel sẽ tiếp nhận thông tin và đưa ra gợi ý phù hợp

Lựa chọn booking dịch vụ tổ chức hội nghị Cần Thơ tại Kim Thơ Hotel, bạn có thể liên hệ trực tiếp qua số điện thoại hotline 02923 817 517 hay trang web chính thức của khách sạn https://kimthohotel.vn/. Tại đây, đội ngũ nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin, lắng nghe yêu cầu và đưa ra các gói dịch vụ phù hợp với tính chất, quy mô sự kiện. Từ đó, bạn sẽ có cái nhìn tổng quát và dễ dàng lựa chọn gói dịch vụ như ý.

2. Cung cấp thông tin cần thiết về nhu cầu tổ chức hội nghị

Để sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ, việc cung cấp các thông tin chi tiết và rõ ràng về tổ chức hội nghị sẽ giúp Kim Thơ Hotel hiểu được nhu cầu của bạn. Dưới đây là những thông tin mà bạn cần cung cấp:

2.1. Thông tin cơ bản

Việc cung cấp thông tin cơ bản sẽ giúp 2 bên hợp tác với nhau thuận lợi và chuyên nghiệp nhất, các thông tin bao gồm:

• Tên công ty/ doanh nghiệp/ tổ chức: Tên đầy đủ và chính xác của công ty bạn.
• Tên người liên hệ: Người chịu trách nhiệm chính và có thể giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình tổ chức hội nghị.
• Số điện thoại và email liên hệ: Cung cấp số điện thoại cũng như email để đảm bảo liên lạc tiện lợi và nhanh chóng.

2.2. Thông tin về hội nghị

Khi cung cấp thông tin cụ thể về tên, thời gian tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên sẽ giúp bạn sắp xếp được lịch phù hợp, tránh tình trạng trùng lịch với các khách hàng khác.

• Tên hoặc chủ đề của hội nghị.
• Ngày và giờ tổ chức: Thời gian bắt đầu và kết thúc của hội nghị.
• Địa điểm cụ thể trong khách sạn: Bạn có thể trao đổi với đội ngũ nhân viên, từ đó có thông tin số phòng cụ thể.

2.3. Số lượng người tham dự

Khi biết được quy mô khách mời tham dự, Kim Thơ Hotel sẽ giúp bạn chọn được phòng họp phù hợp với số lượng khách mời, bạn cần cung cấp: Số lượng khách mời dự kiến: Tổng số lượng người tham dự, bao gồm cả khách mời và nhân viên.

2.4. Cấu trúc và bố trí hội nghị

• Loại hình sắp xếp: Bàn tròn, bàn chữ U, hội nghị, hội thảo, sự kiện họp mặt,...
• Số lượng bàn ghế cụ thể: Nếu bạn có yêu cầu về số lượng cụ thể.

2.5. Trang thiết bị và công nghệ

Bạn đừng quên trao đổi với đội ngũ nhân viênvề các trang thiết bị mà sự kiện sẽ dùng (Nguồn ảnh: Unsplash)

Để tránh việc thiếu sót các thiết bị khi tổ chức hội nghị, bạn đừng quên trao đổi và book với đội ngũ nhân viên Kim Thơ Hotel về các trang thiết bị mà sự kiện sẽ dùng như:

• Thiết bị âm thanh và ánh sáng: Micro, loa, đèn,...
• Thiết bị trình chiếu: Máy chiếu, màn hình, máy tính,...
• Kết nối internet: Wi-fi, cáp mạng,...
• Các thiết bị khác mà bạn muốn trao đổi thêm với nhân viên.

2.6. Dịch vụ ăn uống

Thông thường, sau mỗi cuộc họp, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn các dịch vụ ăn uống, thư giãn. Bạn có thể đưa ra các dịch vụ có sẵn tại Kim Thơ Hotel:

• Loại hình phục vụ: Tiệc trà, tiệc buffet, coffee break,...
• Thực đơn cụ thể: Các yêu cầu về thực đơn, món ăn, thức uống,...
• Yêu cầu khác: Thực phẩm chay, ăn kiêng,...

2.7. Trang trí và thiết kế

Nếu có yêu cầu riêng về trang trí, bạn có thể cung cấp các thông tin như:

• Trang trí phòng hội nghị: Các băng rôn, bảng hiệu, hoa,...
• Các yêu cầu khác: Về thiết kế, bố cục,...

Đọc thêm:

Bật mí địa điểm tổ chức hội nghị Cần Thơ chuyên nghiệp, uy tín

Khám phá lý do khiến khách sạn Kim Thơ xứng đáng là điểm dừng chân lý tưởng khi đến Cần Thơ

Khách sạn Cần Thơ đẹp với view nhìn ngắm thành phố

3. Nhận báo giá từ Kim Thơ

Sau khi cung cấp các thông tin cần thiết để tổ chức hội nghị Cần Thơ tại Kim Thơ Hotel, đội ngũ nhân viên sẽ nhanh chóng gửi bảng báo giá đến bạn. Bảng báo giá sẽ bao gồm các chi phí thuê phòng hội nghị, các dịch vụ đi kèm,... Bạn có thể trao đổi thêm với nhân viên để điều chỉnh các mục sao cho hợp lý với nhu cầu và ngân sách của mình.

4. Ký kết hợp đồng và thanh toán chi phí đặt cọc theo thỏa thuận

Sau khi đồng ý với báo giá của Kim Thơ Hotel, hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng (Nguồn ảnh: Unsplash)

Sau khi đồng ý với báo giá của Kim Thơ Hotel, đội ngũ nhân viên sẽ soạn thảo hợp đồng dựa trên bảng báo giá và gửi đến bạn. Bạn sẽ kiểm tra hợp đồng và điều chỉnh các điều khoản sao cho cả 2 bên đều chấp thuận, sau đó đi đến ký kết.

Trong hợp đồng sẽ có các điều khoản liên quan đến mục thanh toán như: tiền đặt cọc, thời hạn đặt cọc, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán,... Việc ký kết hợp đồng và thực hiện thanh toán đúng quy trình sẽ giúp đảm bảo sự thành công của hội nghị và tránh các vấn đề pháp lý không mong muốn.

Quy trình booking dịch vụ tổ chức hội nghị Cần Thơ tại Kim Thơ Hotel thể hiện sự chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Mỗi bước đều được thực hiện sao cho dễ hiểu và minh bạch. Đến đây, bạn không chỉ nhận được trải nghiệm dịch vụ chất lượng cao mà còn nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm. Kim Thơ Hotel thực sự là lựa chọn hoàn hảo cho các tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp, uy tín tại Cần Thơ mà bạn không nên bỏ qua.